Bilgi Plan ve Rapor (BPR) bir sistemin ifadesidir. Bu kavramlar ayrı ayrı düşünüldüğü zaman BPR sisteminin amacına hizmet etmemektedir. Fakat üçünü bir arada bir sistem halinde düşündüğümüz zaman önemi ortaya çıkmaktadır. En sade şekilde baktığımızda; bilgi ile hazırlık, plan ile uygulama ve rapor ile değerlendirme anlaşılır. İnsanlar yaşamlarının her aşamasında bilgi plan ve rapor’u bilerek veya bilmeyerek kullanmaktadırlar.

Günümüzde örgütlerin daha karmaşık bir yapıya bürünmesi nedeniyle daha fazla bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. Fakat bu bilgiler karışık halde bulunmaktadır. Bilgiler ancak sistematize edilerek etkili ve verimli kullanılabilir.

Plan, örgütte ne yapılacağına, kimin yapacağına, ne zaman yapacağına ve nasıl yapacağına ilişkin kararların önceden belirlenmesidir. Yönetici planlama işlevini yerine getirirken temel olarak hedef ve amaçları ortaya koyar, alternatifler tespit eder ve bunlar arasından uygun olanını seçer. Planlama işlevinin amaçlara ulaşması bir önceki aşama olan bilgi aşamasına bağlıdır.