Bilgi içeren belgeler, gözden geçirilip de kalıcı ve devamlı değerlere sahip olduklarının farkına varıldığında “Arşiv” adıyla yeni bir statü kazanırlar. Onların bu statüye dahil edilmesini tayin  edecek kriterlerin ve hangi safhada bu statüye dahil edileceklerinin belirlenmesi ise, bahis konusu  müessesenin veya o müessesenin bulunduğu ülkenin özel durumuna bağlı olarak farklılık arz  edecektir. Bir arşivde bulunan belgeler, düzensiz ve kontrolden geçmeyen malzemelere benzemez.  Arşiv malzemesinin doğru tanımlanabilmesi, onun sistemli bir biçimde düzenlenmesine bağlıdır. Belgeler, anlamlarını yerine getirdikleri fonksiyonların sonucunda kazandıklarından, yine bu  işlevlerine göre sınıflandırılmalıdırlar.

Belgelerin önemini ve mahiyetini açıklayan bilgi, fonksiyonel kaynağı ile alakalı olanıdır. Yayınlar için konuyla ilgili bilgi ne kadar önemli ise belgeler için de bu bilgi o kadar önemlidir.